Jako Office Assistant będziesz osobą odpowiedzialną za życie biura i wydarzeń mu towarzyszących - chcemy, aby nasze miejsce pracy było po prostu piękne i funkcjonalne, co wymaga doskonałej organizacji, obsługi wielu spraw jednocześnie, kontaktu z ludźmi, ale i ze sprzętem. Różnorodność i elastyczność jest kluczem do sukcesu! 🙌

Do obsługi mamy biuro w centrum Wrocławia na ulicy Oławskiej w formie pracy stacjonarnej (z okazjonalną pracą zdalną) w wymiarze połowy etatu (4h dziennie lub praca co drugi dzień).

Obowiązki:

Kompleksowa obsługa biura:

• dbanie o jego wygląd i wyposażenie, zgłaszanie potrzeb lub nieprawidłowości do odpowiednich osób, drobne naprawy (wymiana żarówki, przykręcenie śrubki, wymiana baterii itp.)
• zaopatrzenie biura w artykuły biurowe i spożywcze, składanie zamówień, kontakt z dostawcami i partnerami,
• kontakt i współpraca z zarządcą budynku,
• reagowanie na sytuacje mogące zakłócić przebieg pracy (awarie, przerwy lub opóźnienia w dostawie),
• zarządzanie budżetem miesięcznym na biuro i rozliczanie wydatków,
• kontakt z serwisem sprzątającym i egzekwowanie ustaleń.

Zarządzanie sprzętem:

• inwentaryzacja komputerów, koordynacja wymian i napraw oraz proste zadania IT (nadanie dostępu, reinstalacja systemu, zamówienie sprzętów IT, przygotowanie do pracy, w tym wyczyszczenie),
• dbanie o gotowość sprzętu do pracy (tak, aby aparat miał zawsze naładowaną baterię, drukarka zapas tuszu, a ekspres do kawy był regularnie odkamieniany).

Administracja dokumentów i przesyłek:

• dbanie o prawidłowy obieg dokumentów firmy z poszanowaniem ich poufności,
• kontakt z księgowością,
• odbiór i nadawanie przesyłek.

Wsparcie:

• w on- i offboardingu pracowników: przygotowywanie przestrzeni biurowej dla nowych pracowników i gości oraz koordynacja ich dostępu do biura, bycie pierwszą osobą kontaktu, przygotowanie paczek onboardingowych, analogicznie odbiór sprzętu po zakończonej współpracy,
• komunikacji z pracownikami odnośnie spraw biurowych i eventów na Slacku,
• przy przyjazdach zespołu do siedziby firmy (rezerwacje noclegów, transportu i innych), a także wyjazdach służbowych.

Współpraca przy organizacji eventów wewnętrznych:

• tworzenie list uczestników, wyszukiwanie najlepszych ofert, kontakt z podwykonawcami, obecność na wydarzeniu i bieżąca pomoc, pilnowanie budżetu i robienie zakupów
  

Profil:

• jesteś osobą, która zwraca uwagę na szczegóły i lubi porządek, proaktywnie proponuje ulepszenia czy zmiany. Na tym stanowisku będziesz mieć dużą sprawczość w działaniu.
• lubisz ludzi i kontakt z nimi
• cechuje Cię samodzielność i odpowiedzialność, ale potrafisz też pracować w zespole i brać pod uwagę zdanie innych
• masz umiejętność przełączania się między kontekstami i zadaniami oraz elastyczność
• sprawnie obsługujesz narzędzia IT: korzystamy z Google Sheets (Excel), task managera, systemu do inwentaryzacji sprzętu, Slacka oraz Notion
• posługujesz się j. angielskim na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie (swobodnie skontaktujesz się z obcojęzycznymi klientami/współpracownikami, zagranicznymi hotelami itp.)
• mile widziane prawo jazdy kat. B

Od nas:

• stawka: 2,5-2,8 k brutto na umowie o pracę na pół etatu
• zdrowe środowisko (współ)pracy, gdzie dominuje feedback, otwartość i transparencja
• karta Multisport Plus, opieka psychologiczna w Wellbee, ubezpieczenie medyczne po okresie próbnym, firmowe aktywności i integracje
• niezbędny sprzęt
• wszystko inne, czego potrzeba w miejscu pracy, aby była satysfakcjonująca  👀