Office Assistant
2500 - 2800 PLN
Wrocław/noneWrocław
none
About The Position
Jako Office Assistant będziesz osobą odpowiedzialną za życie biura i wydarzeń mu towarzyszących - chcemy, aby nasze miejsce pracy było po prostu piękne i funkcjonalne, co wymaga doskonałej organizacji, obsługi wielu spraw jednocześnie, kontaktu z ludźmi, ale i ze sprzętem. Różnorodność i elastyczność jest kluczem do sukcesu! 🙌
Do obsługi mamy biuro w centrum Wrocławia na ulicy Oławskiej w formie pracy stacjonarnej (z okazjonalną pracą zdalną) w wymiarze połowy etatu (4h dziennie lub praca co drugi dzień).
Obowiązki:
Kompleksowa obsługa biura:
- dbanie o jego wygląd i wyposażenie, zgłaszanie potrzeb lub nieprawidłowości do odpowiednich osób, drobne naprawy (wymiana żarówki, przykręcenie śrubki, wymiana baterii itp.)
- zaopatrzenie biura w artykuły biurowe i spożywcze, składanie zamówień, kontakt z dostawcami i partnerami,
- kontakt i współpraca z zarządcą budynku,
- reagowanie na sytuacje mogące zakłócić przebieg pracy (awarie, przerwy lub opóźnienia w dostawie),
- zarządzanie budżetem miesięcznym na biuro i rozliczanie wydatków,
- kontakt z serwisem sprzątającym i egzekwowanie ustaleń.
Zarządzanie sprzętem:
- inwentaryzacja komputerów, koordynacja wymian i napraw oraz proste zadania IT (nadanie dostępu, reinstalacja systemu, zamówienie sprzętów IT, przygotowanie do pracy, w tym wyczyszczenie),
- dbanie o gotowość sprzętu do pracy (tak, aby aparat miał zawsze naładowaną baterię, drukarka zapas tuszu, a ekspres do kawy był regularnie odkamieniany).
Administracja dokumentów i przesyłek:
- dbanie o prawidłowy obieg dokumentów firmy z poszanowaniem ich poufności,
- kontakt z księgowością,
- odbiór i nadawanie przesyłek.
Wsparcie:
- w on- i offboardingu pracowników: przygotowywanie przestrzeni biurowej dla nowych pracowników i gości oraz koordynacja ich dostępu do biura, bycie pierwszą osobą kontaktu, przygotowanie paczek onboardingowych, analogicznie odbiór sprzętu po zakończonej współpracy,
- komunikacji z pracownikami odnośnie spraw biurowych i eventów na Slacku,
- przy przyjazdach zespołu do siedziby firmy (rezerwacje noclegów, transportu i innych), a także wyjazdach służbowych.
Współpraca przy organizacji eventów wewnętrznych:
- tworzenie list uczestników, wyszukiwanie najlepszych ofert, kontakt z podwykonawcami, obecność na wydarzeniu i bieżąca pomoc, pilnowanie budżetu i robienie zakupów
Profil:
- jesteś osobą, która zwraca uwagę na szczegóły i lubi porządek, proaktywnie proponuje ulepszenia czy zmiany. Na tym stanowisku będziesz mieć dużą sprawczość w działaniu.
- lubisz ludzi i kontakt z nimi
- cechuje Cię samodzielność i odpowiedzialność, ale potrafisz też pracować w zespole i brać pod uwagę zdanie innych
- masz umiejętność przełączania się między kontekstami i zadaniami oraz elastyczność
- sprawnie obsługujesz narzędzia IT: korzystamy z Google Sheets (Excel), task managera, systemu do inwentaryzacji sprzętu, Slacka oraz Notion
- posługujesz się j. angielskim na poziomie komunikatywnym w mowie i piśmie (swobodnie skontaktujesz się z obcojęzycznymi klientami/współpracownikami, zagranicznymi hotelami itp.)
- mile widziane prawo jazdy kat. B
Od nas:
- stawka: 2,5-2,8 k brutto na umowie o pracę na pół etatu
- zdrowe środowisko (współ)pracy, gdzie dominuje feedback, otwartość i transparencja
- karta Multisport Plus, opieka psychologiczna w Wellbee, ubezpieczenie medyczne po okresie próbnym, firmowe aktywności i integracje
- niezbędny sprzęt
- wszystko inne, czego potrzeba w miejscu pracy, aby była satysfakcjonująca 👀
RECRUITMENT PROCESSNO WHITEBOARDS, NO RIDDLES
We build a partnership approach and focus on getting to know
each other as well as possible.
01. CV REVIEW
First look at whether we are a good match (1-7 days).
02. TECHNICAL & HR INTERVIEW AT ONE TIME
Deep dive into experience and both theoretical and practical skills (1,5 hour).
03. OFFER
Say yes and welcome aboard!